Príprava obálky či balíku pre odoslanie prostredníctvom štandardných poštových služieb, ale i súkromných subjektov sa riadi špeciálnymi pravidlami vrátane umiestnenia, štýlu a štruktúry uvádzaných adries.

Ak chcete mať istotu, že sa váš list či balík dostane do rúk správneho adresáta, je nutné dodržiavať pravidlá pre vypísanie obálky či uvedenia adresy na balení. Tieto pravidlá sú presne stanovené a odvíjajú sa primárne od toho, či ide o zásielku pre súkromnú osobu, alebo pre zamestnanca či celú firmu. Samotné umiestnenie adresy odosielateľa a adresáta zostáva na konkrétnom type zásielky vždy rovnaké, štruktúra sa potom líši podľa dôležitosti jednotlivých položiek (riadkov).

Ako správne umiestniť adresu odosielateľa a adresáta

Umiestnenie adries sa riadi jednoduchým pravidlom – adresy sa vypisujú na zadnú stranu obálky, adresa adresáta vždy vpravo dolu, adresa odosielateľa vľavo nahor. Tá sa spravidla preškrtne, aby bolo naznačené, že na ňu nemá byť list doručený, je však dôležité, aby zostala plne čitateľná pre prípad, že nebude možné list adresátovi doručiť.. U súkromných listov sa môže adresa odosielateľa napísať i do záhlavia prednej strany obálky (na klopu na zalepenie). Ak riešite problém,. ako napísať adresu na balík, postupovať môžete v podstate podľa rovnakého pravidla s tým rozdielom, že k umiestneniu adries sa používa horná strana (určuje plochu, ktorou má byť balík pokladaný nahor).

Aká má byť štruktúra adresy s ohľadom na druh adresáta

Pri vypisovaní adresy adresáta je potrebné dbať na to, aby štruktúra odpovedala formálnemu označeniu preberajúcej osoby. V tomto ohľade sa rozlišuje niekoľko variantov pre súkromné zásielky i pre listy a balíky určené podnikateľským subjektom.

Adresa súkromného adresáta

U súkromného adresáta je vhodné vždy zvažovať, ako výrazne vyčleniť jednotlivca, ktorému chcete list alebo balík nechať doručiť – často sa stáva, že zásielku nemusí byť možné vyzdvihnúť inou osobou, ako tou, ktorá je uvedená v adrese. Ak vám nevadí, že list vyzdvihne ktokoľvek z rodiny, môžete použiť globálneho adresáta. Štruktúra adresy súkromného adresáta potom vyzerá takto:

  • Titul, prípadne oslovenie (pán, pani, rodina apod.)
  • Meno a priezvisko alebo globálne oslovenie (napr. rodina, manželia, súrodenci apod.)
  • Ulica, číslo popisné a orientačné
  • Mesto
  • PSČ (poštové smerovacie číslo

Pri zásielkach smerujúcich do zahraničia sa pod PSČ prisáva ešte štát.

Adresa podnikateľského subjektu alebo inštitúcie

Ak má byť zásielka doručená firme alebo inštitúcii, štruktúra adresy sa mení tak, aby upozornila na dôležitosť jednotlivých položiek a umožnila vyzdvihnutie jednou osobou (názov subjektu či inštitúcie sa tak stáva globálnym adresátom). Ak má byť zásielka doručená určitej osobe vo firme/inštitúcii, pridáva sa jej meno, priezvisko a prípadne titul až na druhú úroveň, aby bolo jasné, že sa má list tejto osobe predať neotvorený. Štruktúra adresy potom vyzerá takto:

  • Názov spoločnosti
  • K rukám osoby (Meno a Priezvisko) – táto položka je voliteľná
  • Ulica, číslo popisné a orientačné
  • Mesto
  • PSČ (poštové smerovacie číslo

Pri zásielkach smerujúcich do zahraničia sa pod PSČ prisáva ešte štát.

Adresa odosielateľa

Spiatočná adresa odosielateľa máva trochu inú štruktúru, aby bola ešte lepšie rozlíšiteľná. Štandardne sa adresa odosielateľa obmedzuje iba na tri riadky obsahujúce:

  • Meno a priezvisko
  • Ulicu a číslo popisné/orientačné
  • PSČ a mesto

Ak má zásielka smerovať do zahraničia, obsahuje spravidla adresa odosielateľa ešte štvrtý riadok s názvom štátu.